마케팅

Salesforce Setup 메뉴 중 Conversation Transcript Export는 챗봇이나 라이브 챗 등에서 오간 대화 내용을 내보내는 기능입니다. 초보 Admin이라면 이 메뉴가 언제, 왜 필요한지 궁금할 수 있는데요. 아래에서 쉽게 풀어 설명해드릴게요!

이 기능은 무엇인가

Conversation Transcript Export는 Salesforce에서 이루어진 대화 기록, 즉 고객과 상담원 또는 챗봇 사이에서 오간 메시지 전체를 파일로 내보낼 수 있게 해주는 기능입니다. 여기서 말하는 ‘대화’는 주로 Service Cloud의 채팅(Chat)이나 Einstein Bot 같은 자동화된 상담에서 발생하는 메시지를 의미해요.

언제 사용하는가

이 기능은 다음과 같은 상황에서 유용하게 쓸 수 있어요.

• 고객 상담 품질을 분석하고 싶을 때
• 특정 기간 동안의 대화 데이터를 모아서 보고서로 만들고 싶을 때
• 법적 이슈나 내부 감사를 위해 대화 내용을 보관해야 할 때
• AI 챗봇의 응답 품질을 개선하기 위해 실제 대화 데이터를 확인하고 싶을 때

특히, 상담 내용이 중요한 산업(예: 금융, 보험, 의료 등)에서는 대화 기록을 안전하게 보관하는 것이 필수일 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

이 메뉴를 쉽게 이해하려면, 카카오톡이나 문자 메시지 대화를 한 번에 파일로 저장하는 기능을 떠올려 보세요. Salesforce 안에서 오간 채팅 기록을 한 번에 모아서, 엑셀 파일이나 CSV 파일 등으로 내보내는 거예요. 이렇게 내보낸 파일은 나중에 분석하거나, 필요할 때 다시 확인할 수 있죠.

단, 이 메뉴가 보이지 않거나, 내보내기가 안 되는 경우도 있어요.

• 조직에서 Service Cloud나 Einstein Bot 같은 채팅 기능을 쓰지 않거나
• Salesforce 버전, 라이선스, 권한 설정에 따라 메뉴가 다를 수 있습니다.

이럴 땐 관리자 권한이나 기능 활성화 여부를 먼저 확인해 보세요.

예시

• 예를 들어, 한 달 동안 고객센터 챗봇을 통해 들어온 문의와 답변 전체를 파일로 내보내서, 자주 묻는 질문을 분석하고 싶을 때 이 기능을 사용합니다.
• 또는, 상담원이 고객과 나눈 채팅 내용을 모두 모아서, 상담 품질을 평가하거나 교육 자료로 활용할 수도 있죠.

—

이처럼 Conversation Transcript Export는 Salesforce에서 대화 데이터를 효율적으로 관리하고 분석할 수 있게 도와주는 메뉴입니다. 메뉴 위치는 Setup > Data > Conversation Transcript Export 경로로 들어가면 찾을 수 있어요. 혹시 메뉴가 보이지 않거나, 내보내기 옵션이 다르다면, 사용하는 Salesforce 버전이나 조직 설정에 따라 다를 수 있다는 점 참고해 주세요!

Salesforce Setup 메뉴 중 Data > Big Objects는 대용량 데이터를 다루는 특별한 기능입니다. 일반적인 오브젝트와는 조금 다르게, 정말 많은 양의 데이터를 저장해야 할 때 사용하는 옵션이에요. 초보 Admin이라면 처음엔 다소 낯설 수 있지만, 차근차근 알아두면 나중에 큰 도움이 됩니다.

이 기능은 무엇인가

Big Objects는 말 그대로 "큰 오브젝트"입니다. Salesforce에서 일반적으로 사용하는 표준 오브젝트(예: Account, Contact)나 커스텀 오브젝트와 비슷해 보이지만, 훨씬 더 많은 데이터를 저장할 수 있도록 설계된 특별한 데이터 저장소예요. 일반 오브젝트는 저장 용량에 제한이 있지만, Big Objects는 수백만, 수십억 건의 데이터도 저장할 수 있습니다.

언제 사용하는가

Big Objects는 아래와 같은 상황에서 주로 사용됩니다.

• 오래된 데이터 보관: 예를 들어, 5년 전 거래 기록처럼 자주 조회하지 않지만, 보관은 해야 하는 데이터
• 로그 데이터 저장: 웹사이트 방문 기록, 시스템 로그 등 엄청난 양의 데이터가 쌓이는 경우
• 분석용 데이터 저장: 대량의 데이터를 분석할 필요가 있을 때

즉, 자주 쓰지 않지만 삭제할 수는 없는, 그리고 아주 많은 양의 데이터를 다뤄야 할 때 Big Objects를 고려합니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

Big Objects를 쉽게 이해하려면, "창고"와 "작은 사무실"을 비교해보면 좋아요.

• 일반 오브젝트는 작은 사무실에 서류를 보관하는 것과 비슷해요. 자주 꺼내보고, 수정도 자주 하죠.
• Big Objects는 거대한 창고에 오래된 박스를 쌓아두는 느낌이에요. 한 번에 많은 데이터를 넣을 수 있지만, 꺼내서 바로바로 볼 수는 없고, 검색이나 수정도 제한적이에요.

즉, 빠르게 자주 꺼내보는 데이터는 일반 오브젝트에, 오래 보관만 하거나 아주 큰 데이터를 쌓아둘 때는 Big Objects에 저장하는 게 효율적입니다.

예시

• 고객센터 통화 기록: 수백만 건의 통화 내역을 Big Objects에 저장해서, 필요할 때만 일부 데이터를 꺼내볼 수 있습니다.
• 이벤트 로그: 웹사이트 방문자 로그처럼, 매일 수십만 건씩 쌓이는 데이터도 Big Objects에 저장하면 시스템 성능에 부담이 적어요.
• 오래된 주문 내역: 최근 1년 이내 주문은 일반 오브젝트에, 그 이전 주문은 Big Objects로 옮겨서 관리할 수 있습니다.

—

참고로, Big Objects는 설정 방법이나 사용법이 일반 오브젝트와 조금 다르기 때문에, 실제로 활용하려면 공식 문서나 Trailhead에서 추가로 학습하는 것이 좋아요. 그리고 이 기능은 Salesforce 에디션이나 설정에 따라 보이지 않을 수도 있으니, 메뉴가 안 보인다면 관리자나 Salesforce 지원팀에 문의해보세요.

Salesforce에서 사용자 계정을 관리하려면 반드시 알아야 하는 메뉴가 바로 Users입니다. 이 메뉴는 말 그대로 우리 조직에 등록된 모든 사용자를 한눈에 보고, 필요한 설정을 할 수 있는 곳이에요.

이 기능은 무엇인가

Users 메뉴는 Salesforce에 등록된 사용자 계정들의 목록을 보여주는 곳입니다. 여기서 사용자의 이름, 이메일, 프로필, 역할 같은 기본 정보들을 확인할 수 있고, 새 사용자를 추가하거나 기존 사용자를 수정, 비활성화할 수도 있어요. 쉽게 말해, 우리 회사의 Salesforce를 누가 쓰고 있는지, 각자 어떤 권한을 갖고 있는지 관리하는 핵심 메뉴입니다.

언제 사용하는가

• 새로 입사한 직원에게 Salesforce 계정을 만들어줘야 할 때
• 퇴사하거나 장기 휴가를 가는 직원의 계정을 비활성화할 때
• 사용자의 이름, 이메일, 프로필, 역할 등 정보를 바꿔야 할 때
• 현재 우리 조직에 등록된 사용자가 누구인지 확인하고 싶을 때

이렇게 사용자 관리와 관련된 거의 모든 상황에서 이 메뉴를 사용하게 됩니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

이 메뉴를 학교의 출석부나 회사 인사명부라고 생각하면 쉬워요. 출석부에 학생들의 이름과 정보가 쭉 적혀 있듯이, 여기에는 우리 조직에서 Salesforce를 쓰는 사람들의 정보가 정리되어 있어요. 그리고 관리자는 이 명부를 보면서 새로 추가하거나, 정보가 바뀌면 수정하고, 더 이상 필요 없는 계정은 비활성화하는 거죠.

예시

• 신입사원 A가 입사했다면, 여기서 ‘New User’ 버튼을 눌러 A의 계정을 만들어줍니다.
• 직원 B가 퇴사했다면, B의 이름을 찾아서 ‘Deactivate’ 버튼으로 계정을 비활성화할 수 있어요.
• 직원 C가 부서를 옮겨서 더 많은 권한이 필요하다면, C의 프로필을 바꿔줄 수 있습니다.
• 조직에 등록된 모든 사용자를 엑셀로 내보내서 관리하고 싶을 때도 여기서 ‘Export’ 기능을 사용할 수 있어요. (이 기능은 org 설정에 따라 다를 수 있습니다.)

참고: 이 메뉴에서 볼 수 있는 정보나 버튼, 그리고 할 수 있는 작업은 Salesforce 버전이나 조직에서 설정한 권한에 따라 조금씩 다를 수 있습니다. 만약 메뉴가 보이지 않거나, 어떤 기능이 없다면 시스템 관리자에게 문의해보세요!

Users 메뉴는 Salesforce 관리의 시작이자 기본이니, 꼭 익숙해지시길 추천합니다!

Salesforce에서 사용자 관리에 대해 좀 더 세밀하게 설정하고 싶을 때, User Management Settings 메뉴를 자주 만나게 됩니다. 이 메뉴는 사용자 계정과 관련된 여러 가지 세부 옵션을 한 곳에서 조정할 수 있게 해주는 곳이에요.

이 기능은 무엇인가

User Management Settings는 Salesforce Setup에서 Users 메뉴 아래에 위치한 설정 화면입니다. 여기서는 사용자의 생성, 관리, 비밀번호 정책, 로그인 옵션 등과 관련된 여러 가지 부가 설정을 켜거나 끌 수 있어요. 쉽게 말해, 사용자를 관리할 때 기본적인 것 말고도, 조금 더 세밀하게 통제하고 싶을 때 들어가는 곳입니다.

언제 사용하는가

이 메뉴는 다음과 같은 상황에서 주로 사용됩니다.

• 새로운 사용자 관리 정책이 필요할 때 (예: 비밀번호 변경 주기, 로그인 제한 등)
• 사용자 생성이나 비활성화와 관련된 행동을 자동화하거나 제한하고 싶을 때
• 특정 기능(예: 사용자 이메일 알림, 로그인 히스토리 등)을 켜거나 끄고 싶을 때

즉, 기본적으로 사용자를 추가하거나 삭제하는 것 외에, 그 과정에서 일어나는 다양한 세부 옵션을 조정하고 싶을 때 이 메뉴를 사용합니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

이 메뉴를 쉽게 이해하려면, "Salesforce의 사용자 관리에 관한 세부 규칙을 정하는 곳"이라고 생각하면 좋아요. 예를 들어, 회사마다 직원의 비밀번호 정책이나 로그인 방식이 다를 수 있잖아요? 그런 것들을 Salesforce에서 맞춤형으로 설정해주는 역할을 하는 곳입니다.

예시

• 비밀번호 정책 강화: 회사 보안 정책이 바뀌어서, 모든 사용자가 3개월마다 비밀번호를 바꿔야 한다면, 이 메뉴에서 관련 설정을 켜줄 수 있어요.
• 사용자 비활성화 시 자동 로그아웃: 어떤 사용자를 비활성화했을 때, 그 사람이 아직 로그인 중이면 바로 세션을 끊고 싶을 때도 이곳에서 옵션을 조정할 수 있습니다.
• 사용자 생성 시 알림 메일 자동 발송: 새 사용자를 추가할 때, 자동으로 환영 이메일이 가도록 설정할 수도 있습니다.

—

참고로, User Management Settings에서 보이는 옵션들은 Salesforce의 에디션, 활성화된 기능, 그리고 조직의 정책에 따라 조금씩 다를 수 있어요. 모든 옵션이 항상 똑같이 보이지 않을 수 있으니, 실제로 메뉴에 들어가서 하나씩 확인해보는 것이 가장 정확합니다.

이 메뉴를 잘 활용하면, 조직의 보안이나 사용자 경험을 한 단계 업그레이드할 수 있으니, 꼭 한 번씩 살펴보세요!

Salesforce를 처음 시작하면 "Roles"라는 메뉴가 조금 낯설 수 있어요. 하지만 조직의 데이터 접근 권한을 체계적으로 관리하려면 꼭 알아야 하는 중요한 기능 중 하나입니다.

이 기능은 무엇인가

Roles는 Salesforce에서 "누가 어떤 데이터를 볼 수 있느냐"를 결정하는 데이터 접근 권한의 계층 구조를 만드는 메뉴입니다. 쉽게 말해, 조직 내에서 각 사용자가 어느 정도까지 데이터를 볼 수 있는지, 그리고 누구의 데이터를 볼 수 있는지를 정하는 역할(직책) 구조를 만드는 곳이에요. Setup 메뉴에서 Users > Roles로 들어가면 이 역할 구조를 직접 만들고 관리할 수 있습니다.

언제 사용하는가

• 여러 부서나 팀이 있고, 각 팀마다 데이터 접근 범위를 다르게 주고 싶을 때
• 상사(매니저)는 팀원들의 데이터를 모두 볼 수 있어야 할 때
• 영업팀, 마케팅팀, 고객지원팀 등 부서별로 데이터 접근 권한을 나누고 싶을 때
• 조직이 커질수록 데이터 보안과 효율적인 관리가 필요할 때

즉, 사용자별로 데이터 접근 권한을 정교하게 조정해야 할 때 꼭 사용하게 됩니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

Roles는 회사의 조직도와 비슷하다고 생각하면 편해요. 위에 있는 사람(상사)은 아래 사람(팀원)의 데이터를 볼 수 있지만, 아래 사람은 위 사람의 데이터를 볼 수 없죠. Salesforce의 Roles도 이렇게 위-아래 계층 구조로 권한이 흘러갑니다. 하지만, Roles는 "기능 사용 권한"이 아니라 "데이터 접근 권한"에만 영향을 준다는 점이 중요해요. (기능 사용 권한은 Profile에서 따로 관리합니다.)

예시

• 영업팀 팀장은 자신의 데이터뿐 아니라 팀원들의 영업 기회(Opportunity)도 모두 볼 수 있음
• 마케팅 부서 직원은 마케팅 관련 데이터만 볼 수 있고, 영업팀 데이터는 볼 수 없음
• 최고 관리자(CEO)는 모든 부서의 데이터를 다 볼 수 있음

이렇게 Roles를 활용하면, 각자 필요한 데이터만 보면서도 보안은 지킬 수 있어요.

—

참고로, Roles 구조와 데이터 접근 방식은 Salesforce Edition이나 조직의 설정에 따라 조금씩 다를 수 있으니, 실제로 메뉴에 들어가서 어떻게 구성되어 있는지 꼭 확인해보세요! 궁금한 점이 있으면 언제든 질문해 주세요 🙂

Salesforce에서 Queues(큐)는 여러 명의 사용자가 함께 작업을 처리할 수 있도록 도와주는 아주 유용한 기능입니다. 특히 케이스, 리드, 커스텀 오브젝트 등에서 많이 쓰이죠. 이번 글에서는 Salesforce Setup 메뉴의 Users > Queues에 대해 쉽게 설명해드릴게요.

이 기능은 무엇인가

Queues(큐)는 말 그대로 ‘대기열’입니다. 여러 명의 사용자가 함께 처리해야 하는 업무(예: 리드, 케이스 등)를 한 곳에 모아두고, 팀원 중 아무나 가져가서 처리할 수 있게 해줍니다. 주로 공동 작업함 같은 역할을 한다고 생각하면 이해하기 쉬워요. Setup에서 Users > Queues 메뉴에 들어가면, 현재 조직에 만들어진 큐 목록을 보고 새 큐를 만들거나 수정할 수 있습니다.

언제 사용하는가

이 기능은 다음과 같은 상황에서 사용하면 좋아요.

• 리드나 케이스처럼 여러 명이 함께 처리해야 하는 업무가 있을 때
• 특정 업무를 담당자에게 바로 지정하기 어려울 때
• 업무가 들어올 때마다 적절한 사람이 알아서 가져가서 처리하게 하고 싶을 때
• 팀 단위로 업무를 관리하고 싶을 때

예를 들어, 고객 문의(케이스)가 들어오면 바로 담당자를 지정하기 어렵잖아요? 이럴 때 케이스를 고객지원팀 큐에 넣어두면, 팀원 중 한 명이 큐에서 꺼내어 처리할 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

큐는 마치 공용 우편함이나 공동 작업 바구니라고 생각하면 편해요. 예를 들어 회사에 공용 우편함이 있으면, 우편물이 들어올 때마다 그걸 확인한 사람이 꺼내서 처리하잖아요? Salesforce의 큐도 비슷합니다. 큐에 들어간 업무(예: 리드, 케이스)는 큐에 속한 누구나 볼 수 있고, 필요하면 Take(가져오기) 기능으로 자신에게 할당할 수 있습니다.

예시

• 영업팀 리드 큐: 새로 유입된 리드를 바로 특정 영업사원에게 할당하지 않고, 영업팀 큐에 넣어둡니다. 영업사원들이 큐에서 리드를 꺼내가며 처리합니다.
• 고객지원팀 케이스 큐: 고객 문의가 들어오면, 담당자를 지정하지 않고 먼저 큐에 넣습니다. 고객지원팀원들이 큐에서 케이스를 가져가서 답변합니다.
• 프로젝트 요청 큐: 여러 부서에서 요청이 들어오면, 프로젝트 관리팀 큐에 모아둡니다. 팀원들이 업무량을 보고 적절히 나눠서 처리할 수 있습니다.

—

참고로, 어떤 오브젝트(예: 커스텀 오브젝트)가 큐를 지원하는지는 Salesforce 에디션이나 설정에 따라 다를 수 있습니다. Setup 메뉴에서 Users > Queues로 들어가면 직접 큐를 만들거나, 큐에 포함할 오브젝트와 멤버(사용자, 퍼블릭 그룹 등)를 지정할 수 있으니, 실습해보면 더 쉽게 이해할 수 있을 거예요!

Salesforce에서 여러 명의 사용자를 한 번에 묶어서 관리하고 싶을 때, 바로 Public Groups(공용 그룹) 기능을 사용합니다. 이 메뉴는 Admin이 자주 활용하는 기본 기능 중 하나예요.

이 기능은 무엇인가

Public Groups는 여러 명의 사용자를 하나의 그룹으로 묶어서, 그 그룹에 대해 한 번에 권한을 설정하거나 공유 규칙을 적용할 수 있도록 도와주는 기능입니다. 쉽게 말해, "이 사람들끼리 한 팀이야!"라고 Salesforce에게 알려주는 역할을 하죠.

이 메뉴는 Setup에서 Users > Public Groups 경로로 들어가면 볼 수 있습니다.

언제 사용하는가

• 여러 명의 사용자에게 동시에 레코드 공유 권한을 주고 싶을 때
• 보고서, 대시보드, 폴더 등 특정 리소스를 특정 그룹에게만 보여주고 싶을 때
• 승인 프로세스(Approval Process)에서 한 번에 여러 명을 지정하고 싶을 때

즉, 한 명 한 명 따로따로 지정하는 게 아니라, 그룹으로 묶어서 한 번에 설정하고 싶을 때 사용합니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

Public Groups는 회사의 "부서"나 "팀"과 비슷하게 생각하면 쉬워요. 예를 들어, 영업팀, 마케팅팀, 고객지원팀처럼 실제 조직 구조에 맞춰 그룹을 만들 수도 있고, 프로젝트별로 임시 그룹을 만들 수도 있습니다.

특히, Public Group에는 사용자뿐만 아니라 Role(역할), Role and Subordinates(역할 및 하위 역할), 그리고 다른 Public Group도 포함시킬 수 있어요. 즉, "이 그룹 안에 저 그룹도 넣고, 저 역할도 넣고…" 이런 식으로 유연하게 구성할 수 있습니다.

예시

• 영업팀 전체에게 기회(Opportunity) 레코드를 공유해야 할 때

영업팀에 속한 사람들을 Public Group으로 묶고, 공유 규칙에서 이 그룹에 권한을 부여합니다.

• 특정 프로젝트에 참여하는 사람들만 대시보드를 볼 수 있게 하고 싶을 때

프로젝트 멤버를 Public Group으로 만들고, 그 그룹에만 대시보드를 공유합니다.

• 승인 프로세스에서 여러 명이 동시에 결재자가 되어야 할 때

결재자로 Public Group을 지정하면, 그룹에 속한 모든 사람이 승인 요청을 받을 수 있습니다.

—

참고로, Public Groups의 구성이나 동작 방식은 Salesforce org의 설정이나 라이선스, 버전에 따라 조금씩 다를 수 있으니, 실제로 메뉴에서 어떤 옵션이 보이는지 꼭 확인해보세요! 궁금한 점이 있으면 언제든 질문해 주세요.

Salesforce Admin으로 처음 시작할 때 Profiles(프로필) 메뉴는 꼭 알아야 하는 핵심 메뉴 중 하나입니다. 이 메뉴는 사용자들이 Salesforce 안에서 무엇을 할 수 있는지, 어디까지 접근할 수 있는지를 결정하는 중요한 역할을 해요. 아래에서 좀 더 자세히 알아볼게요!

이 기능은 무엇인가

Profiles(프로필)는 Salesforce 사용자의 권한과 접근 범위를 정하는 역할을 합니다. 쉽게 말해, 각 사용자가 어떤 데이터에 접근할 수 있고, 어떤 기능을 사용할 수 있는지 정해주는 규칙표 같은 거예요. 예를 들어, 영업팀과 마케팅팀이 있다면, 두 팀이 볼 수 있는 정보나 사용할 수 있는 기능이 다를 수 있겠죠? 이걸 바로 프로필에서 설정합니다.

언제 사용하는가

• 새로운 사용자를 추가할 때: 사용자에게 적절한 프로필을 지정해야 합니다.
• 기존 사용자의 역할이나 업무가 바뀔 때: 접근 권한을 조정해야 할 때 프로필을 변경하거나 수정합니다.
• 보안이나 데이터 접근 정책이 바뀔 때: 예를 들어, 어떤 팀이 새로운 기능을 써야 할 때 프로필을 업데이트합니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

프로필을 직원증이나 출입증이라고 생각하면 쉬워요. 회사에서 직원증에 따라 들어갈 수 있는 방이 다르듯, 프로필에 따라 Salesforce에서 볼 수 있는 데이터와 사용할 수 있는 기능이 달라집니다.

• 표준 프로필: Salesforce에서 기본으로 제공하는 프로필. 예를 들어, System Administrator(시스템 관리자), Standard User(일반 사용자) 등이 있어요.
• 커스텀 프로필: 회사의 필요에 따라 직접 만든 프로필. 표준 프로필을 복사해서 조금씩 수정해 쓰는 게 일반적이에요.

예시

• 영업팀 직원에게는 "Sales User" 프로필을,
• 마케팅팀에는 "Marketing User" 프로필을,
• 모든 기능을 관리하는 관리자에게는 "System Administrator" 프로필을 지정할 수 있습니다.

만약 어떤 사용자가 "계약서" 오브젝트를 볼 수 없게 해야 한다면, 그 사용자가 가진 프로필에서 "계약서"에 대한 접근 권한을 해제하면 됩니다.

—

참고: Profiles 메뉴에서 설정할 수 있는 세부 항목(예: 오브젝트 권한, 필드 권한, 앱 접근 등)은 Salesforce 에디션이나 회사의 설정에 따라 조금씩 다를 수 있습니다. 항상 실제 Setup 메뉴에서 어떤 옵션이 보이는지 확인하면서 작업하는 게 좋아요!

Salesforce Setup 메뉴 중 Users > Permission Sets는 사용자에게 다양한 권한을 부여할 때 자주 쓰이는 기능입니다. 권한 세트는 Salesforce에서 사용자가 할 수 있는 일의 범위를 유연하게 조정할 수 있게 해주는 도구예요.

이 기능은 무엇인가

Permission Sets(권한 세트)는 사용자가 Salesforce에서 할 수 있는 작업의 범위를 추가로 정해주는 설정입니다. 기본적으로 사용자는 프로필을 통해 권한을 받지만, 추가적으로 더 많은 권한이 필요할 때 권한 세트를 사용해서 개별적으로 권한을 더해줄 수 있어요. 즉, 프로필은 기본 권한, 권한 세트는 추가 옵션이라고 생각하면 편해요.

언제 사용하는가

• 특정 사용자에게만 추가 기능이나 접근 권한을 부여하고 싶을 때
• 여러 명에게 동일한 권한을 추가로 부여하고 싶지만, 프로필을 새로 만들기는 번거로울 때
• 기존 프로필을 바꾸지 않고, 유연하게 권한을 관리하고 싶을 때

예를 들어, 어떤 직원에게만 보고서 내보내기 기능을 추가로 주고 싶을 때 권한 세트를 활용할 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

프로필이 사용자의 기본 신분증이라면, 권한 세트는 추가로 붙이는 스티커 같은 거예요. 기본 신분증에는 이름, 생년월일, 직책 등이 적혀 있지만, 필요에 따라 "이 사람은 회의실 예약 가능", "이 사람은 외부 메일 발송 가능" 같은 스티커를 붙여주는 느낌이죠.

예시

• 영업팀 모두는 기본적으로 "영업 프로필"을 가지고 있지만, 그 중 일부에게만 "대시보드 내보내기" 권한이 필요하다면, "대시보드 내보내기" 권한 세트를 만들어서 해당 직원에게만 할당할 수 있습니다.
• 마케팅팀 직원 중 한 명이 잠시 다른 부서 업무를 도와야 할 때, 필요한 권한 세트만 추가로 부여하고, 일이 끝나면 권한 세트만 제거하면 됩니다.

참고: 권한 세트는 프로필과 달리 한 명의 사용자에게 여러 개를 동시에 할당할 수 있습니다. 그리고 조직의 설정이나 Salesforce 버전에 따라 메뉴 위치나 세부 옵션이 다를 수 있으니, 실제 화면에서 확인해보는 것이 가장 정확해요.

이렇게 Users > Permission Sets 메뉴를 활용하면, Salesforce 사용자의 권한을 훨씬 더 유연하게 관리할 수 있습니다!

Salesforce에서 권한 관리는 정말 중요한데요, Permission Set Groups 메뉴는 여러 권한 세트를 한 번에 묶어서 관리할 수 있게 도와주는 기능이에요. 초보 Admin 분들도 이 메뉴를 잘 활용하면 사용자 권한 관리가 훨씬 쉬워집니다.

이 기능은 무엇인가

Permission Set Groups는 여러 개의 Permission Set(권한 세트)을 하나의 그룹으로 묶어서, 사용자가 한 번에 여러 권한을 가질 수 있도록 해주는 기능입니다. 예를 들어, "영업팀 공통 권한"처럼 여러 권한 세트를 하나로 묶어서, 여러 명의 사용자에게 쉽게 부여할 수 있어요.

이 메뉴는 Setup에서 Users > Permission Set Groups 경로로 들어가면 볼 수 있습니다.

언제 사용하는가

• 여러 개의 Permission Set을 한 번에 묶어서 여러 사용자에게 부여하고 싶을 때
• 팀별, 역할별로 자주 쓰는 권한 세트 조합이 있을 때
• 권한 변경이나 관리가 복잡해질 때, 관리 효율성을 높이고 싶을 때

예를 들어, 영업팀 직원들에게는 "Lead 보기", "계약서 작성", "고객 정보 수정" 권한이 모두 필요하다면, 각각의 Permission Set을 일일이 할당하는 대신 Permission Set Group으로 묶어서 한 번에 할당할 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

Permission Set Group을 도시락 세트라고 생각해보세요. 각각의 Permission Set은 반찬 하나하나에 해당하고, Permission Set Group은 여러 반찬을 한 번에 담은 도시락 세트입니다. 도시락 세트를 한 번에 친구에게 주면, 친구는 그 안에 있는 모든 반찬(권한)을 한 번에 가질 수 있죠.

예시

• 예시 1:

"영업팀 공통 권한"이라는 Permission Set Group을 만들고, 그 안에 "고객 정보 수정", "리드 생성", "보고서 보기" 권한 세트를 넣습니다. 그리고 이 그룹을 영업팀 직원들에게 할당하면, 직원들은 한 번에 필요한 모든 권한을 갖게 됩니다.

• 예시 2:

만약 어떤 직원이 영업팀에서 마케팅팀으로 이동한다면, 기존 Permission Set Group 할당을 해제하고, 마케팅팀에 맞는 Permission Set Group을 할당해주면 됩니다. 권한 변경이 훨씬 간단해지죠.

—

참고: Permission Set Groups 기능은 Salesforce 에디션이나 org 설정에 따라 보이지 않을 수도 있습니다. 만약 메뉴가 보이지 않는다면, Salesforce Help 문서나 관리자에게 문의해보세요.

이렇게 Permission Set Groups를 활용하면, 권한 관리가 훨씬 편리하고 실수도 줄일 수 있어요!