Salesforce를 처음 시작하면 "Roles"라는 메뉴가 조금 낯설 수 있어요. 하지만 조직의 데이터 접근 권한을 체계적으로 관리하려면 꼭 알아야 하는 중요한 기능 중 하나입니다.
이 기능은 무엇인가
Roles는 Salesforce에서 "누가 어떤 데이터를 볼 수 있느냐"를 결정하는 데이터 접근 권한의 계층 구조를 만드는 메뉴입니다. 쉽게 말해, 조직 내에서 각 사용자가 어느 정도까지 데이터를 볼 수 있는지, 그리고 누구의 데이터를 볼 수 있는지를 정하는 역할(직책) 구조를 만드는 곳이에요. Setup 메뉴에서 Users > Roles로 들어가면 이 역할 구조를 직접 만들고 관리할 수 있습니다.
언제 사용하는가
- 여러 부서나 팀이 있고, 각 팀마다 데이터 접근 범위를 다르게 주고 싶을 때
- 상사(매니저)는 팀원들의 데이터를 모두 볼 수 있어야 할 때
- 영업팀, 마케팅팀, 고객지원팀 등 부서별로 데이터 접근 권한을 나누고 싶을 때
- 조직이 커질수록 데이터 보안과 효율적인 관리가 필요할 때
즉, 사용자별로 데이터 접근 권한을 정교하게 조정해야 할 때 꼭 사용하게 됩니다.
어떻게 이해하면 쉬운가
Roles는 회사의 조직도와 비슷하다고 생각하면 편해요. 위에 있는 사람(상사)은 아래 사람(팀원)의 데이터를 볼 수 있지만, 아래 사람은 위 사람의 데이터를 볼 수 없죠. Salesforce의 Roles도 이렇게 위-아래 계층 구조로 권한이 흘러갑니다. 하지만, Roles는 "기능 사용 권한"이 아니라 "데이터 접근 권한"에만 영향을 준다는 점이 중요해요. (기능 사용 권한은 Profile에서 따로 관리합니다.)
예시
- 영업팀 팀장은 자신의 데이터뿐 아니라 팀원들의 영업 기회(Opportunity)도 모두 볼 수 있음
- 마케팅 부서 직원은 마케팅 관련 데이터만 볼 수 있고, 영업팀 데이터는 볼 수 없음
- 최고 관리자(CEO)는 모든 부서의 데이터를 다 볼 수 있음
이렇게 Roles를 활용하면, 각자 필요한 데이터만 보면서도 보안은 지킬 수 있어요.
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참고로, Roles 구조와 데이터 접근 방식은 Salesforce Edition이나 조직의 설정에 따라 조금씩 다를 수 있으니, 실제로 메뉴에 들어가서 어떻게 구성되어 있는지 꼭 확인해보세요! 궁금한 점이 있으면 언제든 질문해 주세요 🙂