Salesforce에서 여러 명의 사용자를 한 번에 묶어서 관리하고 싶을 때, 바로 Public Groups(공용 그룹) 기능을 사용합니다. 이 메뉴는 Admin이 자주 활용하는 기본 기능 중 하나예요.
이 기능은 무엇인가
Public Groups는 여러 명의 사용자를 하나의 그룹으로 묶어서, 그 그룹에 대해 한 번에 권한을 설정하거나 공유 규칙을 적용할 수 있도록 도와주는 기능입니다. 쉽게 말해, "이 사람들끼리 한 팀이야!"라고 Salesforce에게 알려주는 역할을 하죠.
이 메뉴는 Setup에서 Users > Public Groups 경로로 들어가면 볼 수 있습니다.
언제 사용하는가
- 여러 명의 사용자에게 동시에 레코드 공유 권한을 주고 싶을 때
- 보고서, 대시보드, 폴더 등 특정 리소스를 특정 그룹에게만 보여주고 싶을 때
- 승인 프로세스(Approval Process)에서 한 번에 여러 명을 지정하고 싶을 때
즉, 한 명 한 명 따로따로 지정하는 게 아니라, 그룹으로 묶어서 한 번에 설정하고 싶을 때 사용합니다.
어떻게 이해하면 쉬운가
Public Groups는 회사의 "부서"나 "팀"과 비슷하게 생각하면 쉬워요. 예를 들어, 영업팀, 마케팅팀, 고객지원팀처럼 실제 조직 구조에 맞춰 그룹을 만들 수도 있고, 프로젝트별로 임시 그룹을 만들 수도 있습니다.
특히, Public Group에는 사용자뿐만 아니라 Role(역할), Role and Subordinates(역할 및 하위 역할), 그리고 다른 Public Group도 포함시킬 수 있어요. 즉, "이 그룹 안에 저 그룹도 넣고, 저 역할도 넣고…" 이런 식으로 유연하게 구성할 수 있습니다.
예시
- 영업팀 전체에게 기회(Opportunity) 레코드를 공유해야 할 때
영업팀에 속한 사람들을 Public Group으로 묶고, 공유 규칙에서 이 그룹에 권한을 부여합니다.
- 특정 프로젝트에 참여하는 사람들만 대시보드를 볼 수 있게 하고 싶을 때
프로젝트 멤버를 Public Group으로 만들고, 그 그룹에만 대시보드를 공유합니다.
- 승인 프로세스에서 여러 명이 동시에 결재자가 되어야 할 때
결재자로 Public Group을 지정하면, 그룹에 속한 모든 사람이 승인 요청을 받을 수 있습니다.
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참고로, Public Groups의 구성이나 동작 방식은 Salesforce org의 설정이나 라이선스, 버전에 따라 조금씩 다를 수 있으니, 실제로 메뉴에서 어떤 옵션이 보이는지 꼭 확인해보세요! 궁금한 점이 있으면 언제든 질문해 주세요.