마케팅

Salesforce에서 이메일 알림을 자동으로 보내고 싶을 때, 어디서 설정해야 할지 막막하셨나요? Process Automation > Workflow Actions > Email Alerts 메뉴는 바로 이런 자동 이메일을 관리하고 설정하는 곳이에요.

이 기능은 무엇인가

Email Alerts는 Salesforce에서 특정 조건이 충족될 때 자동으로 이메일을 보내는 기능이에요. 예를 들어, 거래가 성사되었거나, 케이스 상태가 변경되었을 때 담당자나 고객에게 자동으로 알림 메일을 보내고 싶을 때 사용하죠. 이 메뉴에서는 어떤 상황에서, 누구에게, 어떤 내용을 보낼지 미리 정의할 수 있습니다.

언제 사용하는가

이 기능은 아래와 같은 상황에서 자주 사용돼요.

• 영업팀이 새로운 리드를 받았을 때, 담당자에게 자동 알림을 보내고 싶을 때
• 고객의 문의가 접수되면 고객에게 접수 확인 메일을 자동 발송하고 싶을 때
• 중요한 거래가 ‘성공’ 단계로 바뀌면 관리자에게 즉시 알리고 싶을 때

즉, 어떤 이벤트가 발생했을 때 자동으로 이메일을 보내야 하는 모든 상황에서 이 기능을 활용할 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

이메일 알림은 자동화된 메일 발송 예약표라고 생각하면 편해요. 직접 메일을 하나하나 보내지 않아도, 조건만 맞으면 Salesforce가 알아서 미리 준비해둔 메일을 보내주는 거죠.

• Email Alert는 ‘어떤 상황에서, 누구에게, 어떤 메일 템플릿으로 보낼지’를 미리 정해두는 설정이에요.
• 이 알림은 워크플로우(Workflow Rule), 프로세스 빌더(Process Builder), 플로우(Flow) 같은 자동화 도구와 연결해서 사용해요.
• 즉, ‘이런 일이 생기면 저 사람에게 이 메일을 보내라’는 명령을 만드는 거예요.

예시

예를 들어,

• 영업팀에서 거래(기회)가 ‘Closed Won’으로 바뀌면,
• 미리 만들어둔 ‘축하합니다! 거래가 성사되었습니다’라는 메일 템플릿을
• 해당 거래의 담당자와 팀장에게 자동으로 보내고 싶다고 해볼게요.

이럴 때 Email Alert를 만들어 두고, 워크플로우 규칙이나 프로세스 빌더에서 ‘기회가 Closed Won이 되면 이 Email Alert를 실행하라’고 연결하면 됩니다.

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참고로, Email Alerts 메뉴에서 설정한 알림은 org의 설정이나 Salesforce 버전에 따라 지원되는 자동화 도구(워크플로우, 프로세스 빌더, 플로우 등)와 연동 방법이 다를 수 있어요. 또, 메일 템플릿이나 수신자 설정도 조직의 정책이나 Salesforce 기능 활성화 여부에 따라 조금씩 다를 수 있으니, 실제 설정할 때는 메뉴에서 안내되는 옵션을 꼼꼼히 확인해보세요!

Salesforce를 처음 시작하면 자동화 기능이 정말 중요하다는 걸 알게 됩니다. 그중에서도 Process Builder(프로세스 빌더)는 클릭 몇 번만으로 반복되는 업무를 자동화할 수 있어서, 초보 Admin에게 아주 유용한 도구예요. 이번 글에서는 Process Builder가 뭔지, 언제 쓰면 좋은지, 그리고 쉽게 이해하는 방법까지 차근차근 설명해드릴게요.

이 기능은 무엇인가

Process Builder는 Salesforce에서 제공하는 자동화 도구 중 하나예요. 쉽게 말해서, '특정 조건이 만족되면, 미리 정해둔 작업을 자동으로 실행해주는 기능'이라고 생각하면 됩니다. 예를 들어, 영업기회(오퍼튜니티)가 '성공'으로 바뀌면 담당자에게 축하 이메일을 보내는 것도 Process Builder로 할 수 있죠.

설정 메뉴에서는 Setup > Process Automation > Process Builder 경로로 들어가면 사용할 수 있습니다.

언제 사용하는가

Process Builder는 아래와 같은 상황에서 많이 사용합니다.

• 레코드(예: 리드, 계정, 오퍼튜니티 등)에 어떤 변화가 생겼을 때 자동으로 작업을 실행하고 싶을 때
• 여러 조건을 조합해서 복잡한 자동화가 필요할 때
• 워크플로우(Workflow)보다 더 다양한 작업을 자동화하고 싶을 때

예를 들어, 단순히 필드 하나만 업데이트하는 게 아니라, 조건에 따라 이메일도 보내고, 다른 레코드도 바꾸고, 승인 요청까지 보내야 한다면 Process Builder가 딱이에요.

어떻게 이해하면 쉬운가

Process Builder를 쉽게 이해하려면, '자동화된 시나리오를 만드는 도구'라고 생각해보세요. 우리가 만약 "만약에 A라면, B를 해줘"라는 규칙을 정하는 것처럼, Process Builder도 비슷하게 작동합니다.

• 조건: 어떤 일이 일어나면(예: 상태가 바뀌면)
• 실행: 어떤 작업을 할지(예: 이메일 보내기, 필드 값 바꾸기 등)

그리고, 여러 조건과 작업을 한 번에 묶어서 한 프로세스 안에 넣을 수 있기 때문에, 복잡한 자동화도 쉽게 만들 수 있습니다.

예시

아래는 실제로 초보 Admin이 사용할 만한 예시입니다.

• 신규 리드가 생성되면: 담당자에게 자동으로 알림 이메일 보내기
• 오퍼튜니티가 '성공'으로 바뀌면: 관련 계정의 '최근 거래일' 필드 자동 업데이트
• 케이스(고객 문의)가 특정 상태가 되면: 담당 부서에 자동으로 업무 할당

이런 식으로, 반복적이고 실수하기 쉬운 업무를 자동화해서, 시간을 절약하고 실수를 줄일 수 있어요.

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참고로, Salesforce는 계속해서 새로운 자동화 도구(예: Flow)를 내놓고 있어서, Process Builder가 모든 조직에서 똑같이 보이진 않을 수 있습니다. 일부 최신 org에서는 Process Builder 대신 Flow 사용을 권장하기도 하니, 메뉴가 다르거나 안내 메시지가 보이면 당황하지 말고, Salesforce 공식 문서를 참고해 주세요!

Salesforce에서 자동화 기능을 활용하다 보면, 다양한 설정을 한 번에 관리해야 할 때가 있습니다. 오늘은 Process Automation Settings 메뉴에 대해 알아볼게요. 이 메뉴는 자동화와 관련된 여러 가지 기본 설정을 한 곳에서 관리할 수 있는 곳이에요.

이 기능은 무엇인가

Process Automation Settings는 Salesforce의 여러 자동화 도구(예: Flow, Process Builder 등)와 관련된 전반적인 기본 동작 방식을 설정하는 메뉴입니다. 쉽게 말해, 자동화 기능이 어떻게 작동할지 전체적인 규칙이나 옵션을 정하는 곳이에요.

여기서 설정하는 옵션들은 여러분이 만드는 개별 프로세스나 플로우에 영향을 줄 수 있고, 일부 기능은 조직 전체에 적용되기도 합니다. 예를 들어, Flow 실행 방식이나, 자동화 실행 시 보안 관련 옵션 등이 여기에 포함될 수 있어요.

언제 사용하는가

이 메뉴는 보통 다음과 같은 경우에 사용합니다.

• 새로운 자동화 도구(Flow, Process Builder 등)를 도입할 때, 기본 동작 방식을 회사 정책에 맞게 설정하고 싶을 때
• 자동화가 예상과 다르게 작동할 때, 혹시 설정에서 원인을 찾을 수 있는지 확인하고 싶을 때
• Salesforce 업데이트나 새로운 기능이 추가되어, 관련 설정을 점검하거나 변경해야 할 때

특히, 조직의 보안 정책이나 데이터 처리 방식에 따라 자동화의 실행 권한이나 에러 처리 방식을 바꿔야 할 때 이 메뉴를 꼭 확인하게 됩니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

이 메뉴를 쉽게 이해하려면, 자동화 기능의 "기본 옵션 모음집"이라고 생각하면 돼요. 예를 들어, 컴퓨터의 "설정"에서 전체 시스템에 영향을 주는 옵션을 바꾸는 것과 비슷하죠.

개별적으로 Flow나 Process Builder를 만들 때마다 하나하나 설정하지 않아도, 여기서 한 번에 전체적인 기본값을 정해두면 편리합니다. 만약 조직에서 여러 명이 자동화를 만든다면, 일관된 기준을 유지하는 데도 도움이 돼요.

예시

• Flow가 실행될 때, 시스템 권한으로 실행할지, 사용자의 권한으로 실행할지 정할 수 있는 옵션이 있을 수 있어요. 이걸 여기서 미리 정해두면, 모든 Flow가 같은 방식으로 실행됩니다.
• 자동화 도중 오류가 발생했을 때, 관리자에게 알림을 보낼지, 아니면 사용자가 직접 에러 메시지를 보게 할지 결정할 수 있는 옵션도 여기에 있을 수 있습니다.
• Salesforce에서 새로 나온 자동화 관련 기능을 켜거나 끌 수 있는 스위치가 추가될 때도 이 메뉴에서 관리하게 될 수 있어요.

참고: 이 메뉴에서 볼 수 있는 세부 옵션들은 Salesforce의 에디션, 활성화된 기능, 그리고 업데이트에 따라 조금씩 다를 수 있습니다. 만약 메뉴에 보이지 않는 옵션이 있다면, 여러분의 조직 설정이나 버전 때문일 수 있어요.

자동화의 "기본 세팅"을 한눈에 관리하고 싶다면, Setup에서 Process Automation Settings 메뉴를 꼭 한 번 들러보세요!

Salesforce Setup 메뉴 중 Process Automation > Post Templates는 자동화된 프로세스에서 Chatter에 글을 올릴 때 자주 쓰는 메시지 형식을 미리 만들어두는 곳입니다. 초보 Admin 분들이 Chatter와 프로세스 자동화가 연결되는 지점을 이해하는 데 도움이 되는 메뉴예요.

이 기능은 무엇인가

Post Templates는 Salesforce의 프로세스 자동화(예: Process Builder, Flow 등)에서 Chatter에 글을 남길 때, 미리 만들어둔 템플릿 메시지를 사용할 수 있게 해주는 기능입니다. 즉, 자주 쓰는 메시지나 공지사항을 미리 만들어두고, 자동화 과정에서 손쉽게 불러와 쓸 수 있도록 해줍니다.

언제 사용하는가

이 기능은 다음과 같은 상황에서 유용합니다.

• 자동화된 공지: 예를 들어, 영업팀에서 거래가 성사될 때마다 Chatter에 축하 메시지를 자동으로 올리고 싶을 때
• 반복적인 알림: 케이스가 특정 상태로 바뀔 때마다 정해진 양식의 메시지를 올려야 할 때
• 일관된 커뮤니케이션: 여러 명의 사용자가 같은 메시지를 반복해서 올려야 할 때, 실수 없이 동일한 내용을 전달하고 싶을 때

어떻게 이해하면 쉬운가

이 기능을 쉽게 이해하려면, 문자 메시지의 '문자 템플릿'이나 이메일의 '서명 템플릿'을 떠올려 보세요. 매번 같은 내용을 새로 쓰지 않고, 미리 만들어둔 문구를 불러와서 쓰는 것과 비슷합니다. 단, 이건 Salesforce의 Chatter라는 사내 소셜 네트워크에 자동으로 글을 올릴 때 쓰는 템플릿이라는 점이 달라요.

예시

• 영업팀 자동 축하 메시지

"축하합니다! {기회명} 거래가 성공적으로 완료되었습니다. 모두의 노력에 감사드립니다." 이런 메시지를 Post Templates로 만들어두면, 기회가 'Closed Won' 상태로 바뀔 때마다 자동으로 Chatter에 올라가게 할 수 있습니다.

• 고객 지원팀 알림

"새로운 케이스({케이스번호})가 접수되었습니다. 담당자 분들은 확인 부탁드립니다." 이런 형식의 메시지도 반복적으로 쓸 수 있겠죠.

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참고로, Process Automation > Post Templates 메뉴는 Salesforce의 에디션, 활성화된 기능, 또는 조직 설정에 따라 보이지 않을 수도 있습니다. 만약 이 메뉴가 보이지 않는다면, Chatter나 프로세스 자동화 기능의 활성화 여부를 먼저 확인해보세요.

이렇게 Post Templates를 활용하면, 팀 내 커뮤니케이션을 더 쉽고 일관되게 자동화할 수 있습니다!

Salesforce 관리자가 Flow를 사용할 때 가끔은 Flow가 중간에 멈추거나(일시정지), 실패할 때가 있어요. 이럴 때 바로 확인하고 조치할 수 있는 메뉴가 Paused And Failed Flow Interviews입니다.

이 기능은 무엇인가

Paused And Failed Flow Interviews는 말 그대로, 일시정지(Paused)되었거나 실패(Failed)한 Flow 실행 내역을 한눈에 볼 수 있는 메뉴입니다. 여기서 말하는 Flow는 Salesforce에서 여러 작업을 자동으로 처리해주는 자동화 도구예요. Flow가 실행되다가 어떤 이유로 멈췄거나, 에러 때문에 제대로 끝나지 못했을 때 이 메뉴에 기록이 남아요.

언제 사용하는가

이 메뉴는 다음과 같은 상황에서 사용해요.

• Flow가 잘 동작하지 않는 것 같을 때 원인을 찾고 싶을 때
• 사용자가 어떤 작업을 했는데 결과가 안 나와서, 중간에 멈춘 Flow가 있는지 확인하고 싶을 때
• 실패한 Flow를 다시 실행하거나, 멈춘 Flow를 이어서 진행하고 싶을 때

즉, Flow의 문제 상황을 빠르게 파악하고, 필요하다면 직접 조치할 수 있도록 도와주는 곳이에요.

어떻게 이해하면 쉬운가

이 메뉴를 쉽게 이해하려면, Flow가 일종의 자동화된 절차라고 생각하면 돼요. 그런데 이 절차가 중간에 멈췄거나(예를 들어, 누군가의 승인을 기다리는 중), 에러로 실패했다면? 그런 Flow의 상태와 내용을 한눈에 볼 수 있는 진단센터 같은 역할을 한다고 생각하면 편해요.

여기서 할 수 있는 일은 다음과 같아요.

• 멈춘 Flow가 왜 멈췄는지 확인
• 실패한 Flow의 에러 메시지 확인
• 필요하다면 멈춘 Flow를 다시 시작하거나, 실패한 Flow를 재시도

단, 실제로 어떤 조치를 할 수 있는지는 org의 설정이나 Salesforce 버전에 따라 다를 수 있으니, 메뉴에서 안내되는 옵션을 꼭 확인하세요.

예시

• 예시 1:

영업팀에서 견적 승인 프로세스를 Flow로 만들었는데, 한 사용자가 "내가 승인했는데도 다음 단계로 안 넘어가요!"라고 문의했어요. 이럴 때 이 메뉴에서 해당 사용자의 Flow가 Paused 상태로 남아있는지 확인할 수 있어요.

• 예시 2:

어떤 자동화가 갑자기 동작을 안 해서, 실패한 Flow가 있는지 확인하고 싶을 때 이 메뉴를 확인하면, 실패한 내역과 에러 메시지를 볼 수 있어요.

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Process Automation > Paused And Failed Flow Interviews 메뉴는 Flow 자동화의 문제 상황을 빠르게 파악하고, 필요한 조치를 할 수 있도록 도와주는 관리자의 필수 도구예요. 처음에는 조금 낯설 수 있지만, Flow를 많이 쓸수록 꼭 필요한 메뉴가 될 거예요!

Salesforce Setup 메뉴 중 Process Automation > Next Best Action은 고객이나 사용자가 다음에 취할 수 있는 가장 적합한 행동을 추천해주는 기능입니다. 이 메뉴는 초보 Admin이 처음 보면 다소 생소할 수 있지만, 실제로는 비즈니스 프로세스를 더 똑똑하게 만들어주는 도구라고 생각하면 이해가 쉽습니다.

이 기능은 무엇인가

Next Best Action은 Salesforce에서 사용자의 행동이나 데이터 상황에 따라 “지금 이 고객에게 무엇을 제안해야 할까?”를 자동으로 판단해서 추천해주는 기능입니다. 예를 들어, 고객이 어떤 상품을 샀을 때, 그 다음에 추천할 만한 상품이나 서비스를 자동으로 알려주는 역할을 합니다. 이 기능은 추천 엔진과 비슷하게 작동한다고 볼 수 있습니다.

이 메뉴는 Process Automation(프로세스 자동화) 카테고리 안에 있는데, 그만큼 업무를 자동화하고 효율적으로 만드는 데 도움을 주는 기능이에요.

언제 사용하는가

• 고객에게 맞춤형 추천을 해주고 싶을 때
• 상담원이나 영업 담당자가 “다음에 뭘 해야 하지?” 고민할 필요 없이, 시스템이 알아서 추천해주길 바랄 때
• 여러 가지 조건(예: 고객 등급, 최근 구매 이력 등)에 따라 다른 행동을 안내하고 싶을 때
• 업무 프로세스를 표준화하고 싶을 때

예를 들어, 콜센터에서 상담원이 고객 정보를 보고 있을 때, 화면에 “이 고객에게는 이런 상품을 추천하세요”라는 안내가 자동으로 뜨게 할 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

Next Best Action을 쉽게 이해하려면, “자동으로 추천해주는 똑똑한 안내판”이라고 생각하면 됩니다. Salesforce 안에서 여러 가지 조건(고객 정보, 현재 상황 등)에 따라, 미리 정해둔 규칙이나 외부 데이터까지 참고해서, 가장 적합한 행동을 추천해주는 거죠.

이 기능을 사용하려면 추천 전략(Strategy)을 설계해야 하는데, 이 부분은 Salesforce의 Strategy Builder라는 도구에서 마우스로 드래그&드롭으로 만들 수 있습니다. 하지만, 이 메뉴가 보이지 않거나, 일부 옵션이 다를 수 있는데, 그건 Salesforce의 에디션이나 org 설정에 따라 다를 수 있으니 참고하세요.

예시

• 고객이 보험 상품을 하나 가입했을 때, “이 고객은 가족 보험도 관심이 많으니 가족 보험을 추천해보세요”라고 화면에 안내가 뜸
• 영업 담당자가 거래처 정보를 보고 있을 때, “이 고객은 최근 견적 요청이 없으니, 견적 제안을 해보세요”라는 추천 메시지가 자동으로 나옴
• 서비스 팀이 케이스를 처리할 때, “이런 유형의 문제는 FAQ를 먼저 안내해보세요”라고 추천이 나옴

이렇게 Next Best Action은 Salesforce 화면에 추천 메시지나 행동을 보여주는 역할을 합니다. 처음에는 조금 복잡하게 느껴질 수 있지만, 실제로는 고객 맞춤형 서비스를 제공하고, 업무 효율을 높이는 데 큰 도움이 되는 기능이에요. 처음에는 간단한 추천부터 시작해보면 금방 감을 잡을 수 있습니다!

Salesforce Setup 메뉴 중 Process Automation > Migrate to Flow는 기존에 사용하던 워크플로우나 프로세스 빌더를 좀 더 강력한 Flow로 바꿀 수 있게 도와주는 기능입니다. Admin 입장에서 '이 메뉴가 왜 필요하지?' 싶을 수 있는데, Salesforce가 앞으로는 Flow를 중심으로 자동화 기능을 발전시킬 예정이기 때문에, 자연스럽게 익혀두면 좋습니다.

이 기능은 무엇인가

Migrate to Flow 메뉴는 기존에 만들어둔 워크플로우 규칙(Workflow Rule)이나 프로세스 빌더(Process Builder)를 새로운 자동화 도구인 Flow로 쉽게 변환할 수 있게 도와주는 도구입니다. Salesforce에서는 Flow가 앞으로의 표준 자동화 방식이 될 예정이라, 예전 방식으로 만든 자동화도 점점 Flow로 옮기는 걸 권장하고 있어요.

언제 사용하는가

• 예전에 만든 워크플로우나 프로세스 빌더가 있는데, 이걸 Flow로 바꾸고 싶을 때
• Salesforce에서 워크플로우나 프로세스 빌더 지원이 점점 줄어들고 있어서, 미리 Flow로 이전해두고 싶을 때
• Flow에서만 가능한 더 복잡한 자동화나 조건이 필요할 때

특히, Salesforce가 앞으로는 워크플로우와 프로세스 빌더의 신규 개발을 중단하고 Flow로 통합할 계획이기 때문에, 미리 이전해두면 나중에 더 편하게 관리할 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

이 메뉴를 쉽게 이해하려면, 이렇게 생각해보세요.

• 예전에는 워크플로우나 프로세스 빌더로 자동화를 만들었는데, 앞으로는 Flow가 표준이 된다.
• 이미 만들어둔 워크플로나 프로세스 빌더를 일일이 새로 만들지 않고, Migrate to Flow 메뉴를 통해 자동으로 변환할 수 있다.
• 변환 과정에서 완전히 똑같이 옮겨지지 않을 수도 있으니, 변환 후에는 꼭 결과를 확인해야 한다.

즉, 자동화 방식의 세대교체를 도와주는 메뉴라고 생각하면 이해가 쉬워요.

예시

• 회사에서 2년 전에 워크플로우로 '고객 등급이 바뀌면 자동으로 이메일 보내기' 규칙을 만들어뒀다고 해볼게요.
• 이제 Salesforce에서 워크플로우 지원이 줄어든다고 하니, 이 규칙을 Flow로 바꾸고 싶어졌어요.
• Setup에서 Process Automation > Migrate to Flow 메뉴로 들어가면, 변환 가능한 워크플로우 목록이 나와요.
• 원하는 워크플로우를 선택해서 변환 버튼을 누르면, Salesforce가 자동으로 비슷한 Flow를 만들어줍니다.
• 변환된 Flow를 확인하고, 잘 작동하는지 테스트한 뒤에 기존 워크플로우는 비활성화하면 됩니다.

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참고로, 이 메뉴에서 모든 워크플로나 프로세스 빌더가 100% 완벽하게 변환되는 것은 아닙니다. org의 설정이나 Salesforce 버전에 따라 지원되는 변환 옵션이 다를 수 있으니, 변환 전후로 꼭 결과를 확인하고 테스트하는 습관을 들이면 좋아요! Flow에 익숙해질수록, 앞으로의 Salesforce 자동화 관리가 훨씬 쉬워질 거예요.

Salesforce Setup 메뉴 중 Process Automation > Flows는 업무를 자동화하고 싶을 때 정말 많이 쓰이는 기능이에요. 복잡한 업무도 클릭 몇 번으로 자동화할 수 있어서, 초보 Admin분들이 꼭 알아두면 좋은 메뉴랍니다.

이 기능은 무엇인가

Flows(플로우)는 Salesforce에서 반복적으로 일어나는 업무나, 여러 단계를 거쳐야 하는 작업을 자동으로 처리해주는 도구예요. 쉽게 말해서, "이런 일이 생기면, 저런 걸 자동으로 해줘!"라고 Salesforce에게 시키는 거죠. 플로우는 자동화 도구 중에서도 특히 다양한 상황에 맞게 복잡한 로직을 만들 수 있는 강력한 기능이에요.

언제 사용하는가

다음과 같은 상황에서 Flows를 많이 사용해요.

• 사용자가 버튼을 눌렀을 때, 여러 개의 레코드를 한 번에 만들거나 수정해야 할 때
• 특정 조건이 충족되면, 자동으로 이메일을 보내거나 알림을 띄워야 할 때
• 여러 단계로 이루어진 승인 절차나, 복잡한 업무 프로세스를 자동화하고 싶을 때
• 입력 폼을 만들어서, 사용자가 단계별로 정보를 입력하도록 안내하고 싶을 때

즉, 단순한 자동화(예: 필드 하나만 바꿔주기)보다 조금 더 복잡한 자동화가 필요할 때 Flows를 쓰면 좋아요.

어떻게 이해하면 쉬운가

Flows는 마치 요리 레시피 같다고 생각하면 이해하기 쉬워요.

• 어떤 재료(데이터)를 가지고,
• 어떤 순서로(프로세스),
• 어떤 요리를(결과) 만들지,
• 단계별로 차근차근 지시하는 거죠.

Salesforce에서는 플로우 빌더라는 화면에서, 드래그앤드롭 방식으로 블록을 쌓듯이 과정을 만들 수 있어요. 그리고 플로우에는 여러 종류가 있는데,

• 화면 플로우(사용자가 직접 화면에서 입력하는 경우)
• 자동화 플로우(백그라운드에서 자동 실행되는 경우)

등이 있으니, 상황에 맞게 골라 쓰면 됩니다.

예시

아래는 실제로 Admin들이 자주 만드는 플로우 예시예요.

• 신규 고객이 등록되면: 자동으로 환영 이메일을 보내고, 담당자에게 알림을 보냄
• 영업기회(오퍼튜니티)가 '계약 성사'로 바뀌면: 관련된 견적서, 인보이스를 자동으로 생성
• 고객이 서비스 요청을 남기면: 단계별로 필요한 정보를 입력받아, 적절한 부서에 자동으로 할당

이처럼, Flows를 활용하면 반복적인 업무를 줄이고, 실수를 예방할 수 있어요.

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참고로, Process Automation > Flows 메뉴는 Salesforce 버전이나 org의 설정에 따라 화면이나 세부 옵션이 조금씩 다를 수 있어요. 처음엔 어렵게 느껴질 수 있지만, 하나씩 따라 해보면서 익숙해지면 정말 강력한 도구가 될 거예요! 궁금한 점이 있으면 언제든 질문해 주세요.

Salesforce Setup 메뉴 중에서 Process Automation > Automation App은 최근에 추가된 메뉴로, 자동화와 관련된 여러 기능을 한 곳에서 관리할 수 있도록 도와줍니다. 초보 Admin 분들이라면 "자동화"라는 말이 조금 낯설 수 있지만, 이 메뉴는 업무를 더 편하게 해주는 다양한 도구들을 모아놓은 곳이라고 생각하시면 됩니다.

이 기능은 무엇인가

Automation App은 Salesforce에서 제공하는 다양한 자동화 도구(예: Flow, Approval Process, Process Builder 등)를 한눈에 보고 관리할 수 있는 대시보드 같은 공간입니다. 예전에는 각각의 자동화 도구를 별도의 메뉴에서 따로따로 들어가서 확인해야 했는데, 이 메뉴에서는 여러 자동화 기능을 한 번에 모아서 볼 수 있습니다.

언제 사용하는가

• 조직 내 자동화가 많아질 때

여러 개의 Flow, Process Builder, Approval Process 등을 쓰고 있다면, 각각이 어떻게 연결되어 있는지, 어디서 오류가 나는지 관리하기가 점점 어려워집니다. 이럴 때 Automation App을 사용하면 전체 자동화 구조를 한눈에 파악할 수 있어요.

• 자동화 현황을 빠르게 파악하고 싶을 때

내가 만든 자동화가 잘 동작하는지, 최근에 실패한 자동화가 있는지, 어떤 자동화가 활성/비활성 상태인지 등 상태를 한 번에 확인할 수 있습니다.

• 자동화 관련 작업을 한 곳에서 하고 싶을 때

예를 들어, Flow를 만들고, 수정하고, 테스트까지 한 화면에서 이어서 할 수 있습니다.

어떻게 이해하면 쉬운가

Automation App을 쉽게 이해하려면, "자동화 도구들의 종합 관리소"라고 생각하면 편해요. 예를 들어, 집에 여러 개의 가전제품이 있는데, 각각의 리모컨으로 따로따로 조작하는 것보다, 하나의 스마트 리모컨으로 모두를 관리하는 게 훨씬 편하겠죠? 이 메뉴도 비슷하게, 여러 자동화 도구를 한 번에 관리할 수 있도록 도와주는 역할을 합니다.

예시

• 예시 1: Flow와 Process Builder를 한눈에 보고 싶을 때

예전에는 Flow는 Flow 메뉴에서, Process Builder는 Process Builder 메뉴에서 따로따로 봐야 했어요. 하지만 Automation App에서는 이 둘을 한 화면에서 확인할 수 있습니다.

• 예시 2: 자동화 오류가 났을 때

어떤 자동화가 실패했는지, 최근에 어떤 문제가 있었는지 Automation App에서 바로 확인할 수 있어서 빠르게 대응할 수 있습니다.

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참고: Automation App은 Salesforce의 최신 버전에서만 보일 수 있고, 조직의 설정이나 라이선스에 따라 메뉴가 다를 수 있습니다. 만약 이 메뉴가 보이지 않는다면, Salesforce 버전이나 권한을 확인해보세요.

이처럼, Process Automation > Automation App은 여러 자동화 도구를 한 곳에서 관리하고, 전체적인 자동화 현황을 파악하는 데 매우 유용한 메뉴입니다. 초보 Admin이라면, 이 메뉴를 통해 자동화의 전체 구조를 이해하는 데 큰 도움이 될 거예요!

Salesforce Setup 메뉴 중 Process Automation > Approval Processes는 조직 내에서 중요한 요청이나 결정을 승인받아야 할 때 사용하는 기능이에요. 이 메뉴를 통해 승인 절차를 손쉽게 만들고 관리할 수 있습니다.

이 기능은 무엇인가

Approval Processes(승인 프로세스)는 Salesforce에서 특정 레코드(예: 영업 기회, 견적서 등)가 정해진 조건을 만족할 때, 한 단계 또는 여러 단계의 승인을 거치도록 자동화하는 기능이에요. 쉽게 말해, "누군가의 결재가 필요한 일"을 시스템이 알아서 처리해주는 거죠.

언제 사용하는가

이 기능은 다음과 같은 상황에서 주로 사용해요.

• 영업팀에서 큰 금액의 할인 요청이 들어왔을 때, 매니저의 승인을 받아야 할 때
• 휴가 신청서, 비용 청구서 등 회사의 공식 문서가 승인 절차를 거쳐야 할 때
• 견적서, 계약서 등 중요한 문서가 여러 단계의 결재를 필요로 할 때

즉, 누군가의 허락이 꼭 필요한 업무에 딱 맞는 기능이에요.

어떻게 이해하면 쉬운가

Approval Processes를 쉽게 이해하려면, 회사에서 종이로 결재를 올릴 때를 생각해보세요. 예를 들어, 휴가 신청서를 작성해서 팀장님, 부장님, 그리고 인사팀까지 결재를 받아야 한다면, 이 과정을 Salesforce에서 자동으로 처리해주는 게 바로 Approval Processes예요.

이 메뉴에서 승인 절차를 만들면, 사용자가 레코드를 저장할 때 자동으로 승인 요청이 시작되고, 정해진 승인자에게 알림이 가요. 승인자는 이메일이나 Salesforce 알림을 통해 요청을 확인하고, 승인 또는 거절할 수 있죠.

예시

• 할인 승인 프로세스

영업 담당자가 20% 이상 할인된 견적을 만들면, 자동으로 팀장에게 승인을 요청하도록 설정할 수 있어요. 팀장이 승인하면 다음 단계로 넘어가고, 거절하면 견적이 자동으로 반려됩니다.

• 휴가 신청 승인

직원이 휴가를 신청하면, 먼저 팀장에게, 그 다음엔 인사팀에게 자동으로 결재가 넘어가게 할 수 있어요. 각 단계에서 승인/거절이 가능하고, 전체 진행 상황도 한눈에 볼 수 있습니다.

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참고: Approval Processes 메뉴는 Salesforce 에디션이나 조직의 설정에 따라 보이는 항목이나 옵션이 다를 수 있어요. 만약 메뉴가 안 보인다면, 프로필 권한이나 라이선스 종류를 확인해보세요. 더 자세한 내용은 Salesforce 공식 문서도 참고하시면 좋아요!