Salesforce에서 이메일 알림을 자동으로 보내고 싶을 때, 어디서 설정해야 할지 막막하셨나요? Process Automation > Workflow Actions > Email Alerts 메뉴는 바로 이런 자동 이메일을 관리하고 설정하는 곳이에요.
이 기능은 무엇인가
Email Alerts는 Salesforce에서 특정 조건이 충족될 때 자동으로 이메일을 보내는 기능이에요. 예를 들어, 거래가 성사되었거나, 케이스 상태가 변경되었을 때 담당자나 고객에게 자동으로 알림 메일을 보내고 싶을 때 사용하죠. 이 메뉴에서는 어떤 상황에서, 누구에게, 어떤 내용을 보낼지 미리 정의할 수 있습니다.
언제 사용하는가
이 기능은 아래와 같은 상황에서 자주 사용돼요.
- 영업팀이 새로운 리드를 받았을 때, 담당자에게 자동 알림을 보내고 싶을 때
- 고객의 문의가 접수되면 고객에게 접수 확인 메일을 자동 발송하고 싶을 때
- 중요한 거래가 ‘성공’ 단계로 바뀌면 관리자에게 즉시 알리고 싶을 때
즉, 어떤 이벤트가 발생했을 때 자동으로 이메일을 보내야 하는 모든 상황에서 이 기능을 활용할 수 있습니다.
어떻게 이해하면 쉬운가
이메일 알림은 자동화된 메일 발송 예약표라고 생각하면 편해요. 직접 메일을 하나하나 보내지 않아도, 조건만 맞으면 Salesforce가 알아서 미리 준비해둔 메일을 보내주는 거죠.
- Email Alert는 ‘어떤 상황에서, 누구에게, 어떤 메일 템플릿으로 보낼지’를 미리 정해두는 설정이에요.
- 이 알림은 워크플로우(Workflow Rule), 프로세스 빌더(Process Builder), 플로우(Flow) 같은 자동화 도구와 연결해서 사용해요.
- 즉, ‘이런 일이 생기면 저 사람에게 이 메일을 보내라’는 명령을 만드는 거예요.
예시
예를 들어,
- 영업팀에서 거래(기회)가 ‘Closed Won’으로 바뀌면,
- 미리 만들어둔 ‘축하합니다! 거래가 성사되었습니다’라는 메일 템플릿을
- 해당 거래의 담당자와 팀장에게 자동으로 보내고 싶다고 해볼게요.
이럴 때 Email Alert를 만들어 두고, 워크플로우 규칙이나 프로세스 빌더에서 ‘기회가 Closed Won이 되면 이 Email Alert를 실행하라’고 연결하면 됩니다.
—
참고로, Email Alerts 메뉴에서 설정한 알림은 org의 설정이나 Salesforce 버전에 따라 지원되는 자동화 도구(워크플로우, 프로세스 빌더, 플로우 등)와 연동 방법이 다를 수 있어요. 또, 메일 템플릿이나 수신자 설정도 조직의 정책이나 Salesforce 기능 활성화 여부에 따라 조금씩 다를 수 있으니, 실제 설정할 때는 메뉴에서 안내되는 옵션을 꼼꼼히 확인해보세요!