Salesforce Setup 메뉴에서 Process Automation > Workflow Actions > Tasks는 업무 자동화의 핵심 중 하나예요. 이 메뉴를 잘 활용하면 반복적인 업무를 자동으로 처리할 수 있어서, Admin 입장에서는 정말 유용한 도구랍니다.
이 기능은 무엇인가
Tasks는 워크플로우(Workflow)나 프로세스 빌더(Process Builder) 같은 자동화 도구에서 사용할 수 있는 "할 일(Task)"을 미리 만들어두는 곳이에요. 여기서 만들어진 Task는 특정 조건이 충족될 때 자동으로 생성되어, 담당자에게 할 일을 할당해줍니다. 예를 들어, 영업 기회가 성사되면 담당자에게 "축하 전화하기" 같은 할 일이 자동으로 배정될 수 있어요.
언제 사용하는가
이 메뉴는 아래와 같은 상황에서 사용해요.
- 반복적으로 해야 하는 업무가 있을 때
- 어떤 조건이 만족되면, 특정 담당자에게 할 일을 자동으로 할당하고 싶을 때
- 워크플로우 규칙(Workflow Rule)이나 프로세스 빌더에서 "Task 생성" 액션을 추가하고 싶을 때
즉, 사람이 매번 직접 할 일을 만들지 않아도, 시스템이 알아서 생성해주도록 하고 싶을 때 이 기능을 사용합니다.
어떻게 이해하면 쉬운가
쉽게 말해서, Tasks는 "자동으로 할 일 생성 템플릿"이라고 생각하면 돼요. 미리 "이런 상황이 오면 이런 할 일을 누구에게 줄 거야"라고 정해두는 거죠. 그리고 실제로 조건이 맞으면 Salesforce가 알아서 그 할 일을 담당자에게 만들어줍니다.
예시
- 영업 기회(Deal)가 '제안 단계'로 바뀌면, 영업 담당자에게 "고객에게 제안서 보내기"라는 할 일을 자동으로 할당
- 신규 리드(Lead)가 생성되면, 마케팅 담당자에게 "리드 첫 연락하기"라는 할 일을 자동으로 생성
- 고객의 계약 만료 30일 전에, 담당자에게 "계약 연장 안내 전화하기"라는 할 일이 자동으로 배정
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참고로, 이 메뉴에서 만드는 Task는 "자동화에서 사용할 할 일 템플릿"이에요. 실제 워크플로우 규칙이나 프로세스 빌더에서 이 Task를 선택해서 사용해야, 비로소 자동으로 할 일이 생성됩니다.
마지막으로, 메뉴 구조나 옵션, 사용 방식은 Salesforce 버전이나 org 설정에 따라 조금씩 다를 수 있으니, 실제로 Setup에서 메뉴를 확인하면서 적용해보는 걸 추천해요!