Salesforce Setup 메뉴 중 Email > Delete Attachments Sent as Links는 이메일 첨부파일 관리와 관련된 설정입니다. 이 메뉴는 첨부파일을 링크로 보냈을 때, 해당 파일을 삭제할 수 있는 옵션을 제공합니다. 초보 Admin이라면 이 메뉴가 왜 필요한지, 실제로 어떤 상황에서 쓰이는지 궁금할 수 있죠.
이 기능은 무엇인가
Delete Attachments Sent as Links는 Salesforce에서 이메일을 보낼 때, 첨부파일을 직접 첨부하는 대신 링크(Attachment as Link)로 보냈던 파일을 삭제할 수 있도록 도와주는 기능입니다. 즉, 사용자가 이메일로 파일을 링크 형태로 보냈는데, 나중에 그 파일을 더 이상 공유하고 싶지 않을 때 이 메뉴에서 삭제할 수 있습니다.
언제 사용하는가
이 기능은 다음과 같은 상황에서 사용할 수 있습니다.
- 이메일로 보낸 첨부파일이 더 이상 유효하지 않거나, 보안상 삭제가 필요한 경우
- 첨부파일을 링크로 보냈지만, 실수로 잘못된 파일을 공유했을 때
- 조직 정책상 일정 기간이 지난 첨부파일 링크를 자동으로 삭제해야 할 때
다만, 실제로 이 기능이 보이는지, 그리고 어떻게 동작하는지는 조직의 Salesforce 버전이나 이메일 설정 방식에 따라 다를 수 있습니다. 모든 org에서 이 메뉴가 활성화되어 있지 않을 수도 있으니, 메뉴가 보이지 않는다면 관리자 권한이나 관련 기능 활성화 여부를 확인해보세요.
어떻게 이해하면 쉬운가
이 기능을 쉽게 이해하려면, 첨부파일을 직접 보내는 것과 링크로 보내는 것의 차이를 생각해보면 좋아요.
- 직접 첨부: 이메일에 파일이 바로 첨부되어 전송됨
- 링크로 첨부: 파일이 Salesforce에 저장되고, 이메일에는 해당 파일을 다운로드할 수 있는 링크만 제공됨
링크로 보낸 경우, 파일이 Salesforce에 남아 있으니, 필요하다면 나중에 해당 파일을 삭제해서 더 이상 다운로드할 수 없게 만들 수 있는 거죠.
예시
예를 들어,
- 마케팅팀에서 대용량 PDF 브로셔를 고객에게 이메일로 보냈어요. 이때 파일은 링크로 첨부되었죠.
- 며칠 뒤, 브로셔 내용에 오류가 있다는 걸 발견했어요.
- 이때 Delete Attachments Sent as Links 메뉴에서 해당 파일을 찾아 삭제하면, 이미 이메일을 받은 고객도 더 이상 그 링크로 파일을 다운로드할 수 없게 됩니다.
이렇게, 보안 또는 정보 관리를 위해 첨부파일 링크를 삭제해야 할 때 사용하는 메뉴라고 생각하면 이해가 쉬워요.
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정리하자면, Email > Delete Attachments Sent as Links는 링크로 보낸 이메일 첨부파일을 삭제해서, 더 이상 외부에서 접근하지 못하게 관리하는 기능입니다. 조직의 설정이나 Salesforce 버전에 따라 보이는 메뉴나 동작이 다를 수 있으니, 실제로 사용 전에 꼭 확인해보세요!