Salesforce를 사용하다 보면 여러 가지 파일을 관리하게 되는데요, 그중에서도 'Asset Files'는 조금 특별한 역할을 합니다. 이 메뉴가 정확히 뭘 의미하는지, 그리고 언제 어떻게 활용하면 좋은지 쉽게 풀어서 설명해드릴게요.
이 기능은 무엇인가
Asset Files는 Salesforce에서 주로 브랜딩 이미지나 로고, 혹은 여러 곳에서 반복적으로 사용하는 파일(예: 제품 이미지, 배너 등)을 한 곳에 모아 관리할 수 있게 해주는 기능이에요. 일반적으로 사용자가 올리는 파일(첨부파일, 문서 등)과는 조금 다르게, 조직 전체에서 재사용할 수 있는 '자산' 개념의 파일을 관리하는 곳이라고 생각하면 돼요.
언제 사용하는가
이 메뉴는 다음과 같은 상황에서 주로 사용돼요.
- 회사 로고, 배너 이미지 등 여러 곳에서 반복적으로 쓰는 파일을 관리할 때
- 커뮤니티(Experience Cloud)나 이메일 템플릿, 혹은 Lightning 페이지에서 공통적으로 사용하는 이미지를 등록하고 싶을 때
- 파일의 접근 권한이나 사용처를 한눈에 관리하고 싶을 때
즉, 단순히 한 번 쓰고 마는 파일이 아니라, 여러 곳에서 계속 활용할 파일을 관리하고 싶을 때 Asset Files를 활용하면 편리해요.
어떻게 이해하면 쉬운가
쉽게 말해서, Asset Files는 회사에서 공식적으로 쓰는 이미지 창고라고 생각하면 돼요. 예를 들어, 회사 로고 파일을 여기 올려두면, 나중에 이메일 서명, 대시보드, 커뮤니티 등 다양한 곳에서 똑같은 이미지를 불러와서 쓸 수 있죠. 그리고 이 파일들이 어디에 쓰이고 있는지도 관리할 수 있어서, 변경이 필요할 때도 한 번에 업데이트할 수 있어요.
예시
- 마케팅팀에서 새로 만든 이벤트 배너 이미지를 Asset Files에 올려놓으면, 영업팀이 이메일 템플릿을 만들 때도, 커뮤니티 담당자가 홈페이지를 꾸밀 때도 똑같은 이미지를 쉽게 불러와서 사용할 수 있어요.
- 회사 로고가 바뀌었을 때, Asset Files에서 이미지를 새 걸로 교체하면, 이 파일을 참조하는 모든 곳에서 자동으로 새 로고가 보여지게 할 수 있어요.
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참고로, 이 메뉴는 Setup > Feature Settings > Salesforce Files > Asset Files 경로에서 찾을 수 있고, Salesforce의 에디션이나 설정에 따라 보이는 메뉴나 옵션이 다를 수 있으니, 만약 화면이 다르다면 관리자에게 문의하거나 Salesforce 공식 도움말을 참고하는 게 좋아요.