Salesforce에서 보고서(Reports)와 대시보드(Dashboards)는 데이터를 한눈에 파악하고, 팀원들과 쉽게 공유할 수 있는 아주 중요한 도구입니다. 오늘은 Setup 메뉴에서 Feature Settings > Analytics > Reports & Dashboards > Access Policies 메뉴가 어떤 역할을 하는지 알아볼게요.
이 기능은 무엇인가
Access Policies 메뉴는 말 그대로 보고서와 대시보드에 대한 "접근 정책"을 설정하는 곳이에요. 즉, 누가, 어떻게 보고서와 대시보드에 접근할 수 있는지, 그리고 공유할 때 어떤 제한을 둘지 관리하는 기능입니다. 예를 들어, 외부 사용자나 특정 권한이 없는 사용자가 중요한 보고서를 볼 수 없게 막거나, 공유 방식을 제한할 수 있습니다.
언제 사용하는가
이 메뉴는 다음과 같은 상황에서 사용해요.
- 회사의 중요한 데이터가 담긴 보고서나 대시보드가 외부로 유출될 위험이 있을 때
- 모든 사용자가 보고서를 마음대로 공유하지 못하게 통제하고 싶을 때
- 특정 역할이나 프로필을 가진 사람만 중요한 대시보드에 접근하게 하고 싶을 때
즉, 데이터 보안이나 접근 통제가 필요할 때 이 메뉴를 활용하게 됩니다.
어떻게 이해하면 쉬운가
쉽게 말해서, Access Policies는 "우리 회사의 보고서와 대시보드에 문지기를 세우는 역할"이라고 생각하면 돼요. 누가 들어올 수 있고, 누가 공유할 수 있는지, 혹은 어떤 식으로 공유해야 하는지 규칙을 정하는 곳이죠.
예시
- 예를 들어, 영업팀 보고서가 있는데, 이걸 영업팀만 보게 하고 싶다면 Access Policies에서 권한을 제한할 수 있습니다.
- 혹은, 대시보드를 외부 파트너와 공유할 때, 다운로드나 인쇄 같은 기능을 막고 싶을 때도 이 메뉴에서 설정할 수 있어요.
- 만약 회사 정책이 바뀌어서, 앞으로는 모든 보고서 공유를 관리자 승인 후에만 하게 하고 싶을 때도 이 메뉴를 확인해볼 수 있습니다.
참고: 이 메뉴에서 보이는 옵션이나 정책은 Salesforce 에디션, org 설정, 그리고 활성화된 기능에 따라 조금씩 다를 수 있습니다. 혹시 내가 본 화면과 설명이 다르다면, 관리자 권한이나 조직의 정책에 따라 다르게 보일 수 있다는 점도 기억해두세요!
—
보고서와 대시보드는 회사의 중요한 자산이니, Access Policies 메뉴를 통해 꼭 필요한 사람만 접근할 수 있도록 꼼꼼하게 관리해보세요! 궁금한 점이 있으면 언제든 질문 남겨주세요 🙂