Salesforce에서 Sharing Settings(공유 설정)은 조직 내 데이터의 기본 공개 범위를 정하고, 누가 어떤 데이터를 볼 수 있는지 세밀하게 관리할 수 있는 중요한 메뉴입니다. 초보 관리자라면 꼭 한 번은 들여다보게 되는 메뉴죠.
이 기능은 무엇인가
Sharing Settings는 Salesforce의 데이터 보안에서 기본이 되는 기능이에요. 쉽게 말해, 조직 내에서 각 사용자나 팀이 서로의 데이터를 얼마나 볼 수 있는지, 즉 데이터의 공개 범위(Default Organization-Wide Defaults, OWD)를 설정하는 곳입니다. 여기서 한 번 정해진 기본 공개 범위는, 추가적인 공유 규칙이나 수동 공유를 통해 더 넓게(하지만 더 좁게는 안 됨) 조정할 수 있습니다.
언제 사용하는가
- 새로운 오브젝트(예: 커스텀 오브젝트)를 만들었을 때: 기본적으로 누가 이 오브젝트의 데이터를 볼 수 있게 할지 정해야 할 때
- 팀별로 데이터 접근을 제한하고 싶을 때: 영업팀, 마케팅팀 등 각 부서가 서로의 데이터를 보지 못하게 하거나, 필요한 경우에만 공유하고 싶을 때
- 민감한 정보를 다룰 때: 고객 정보, 계약서 등 중요한 데이터를 제한적으로 공개해야 할 때
어떻게 이해하면 쉬운가
가장 쉽게 생각하려면, 회사 내 파일 캐비닛이라고 보면 돼요.
- 잠금장치가 없는 캐비닛은 누구나 열어볼 수 있고,
- 잠금장치가 있는 캐비닛은 권한이 있는 사람만 볼 수 있죠.
Sharing Settings에서 설정하는 공개 범위는 바로 이 "잠금장치" 역할을 합니다.
- "Public Read/Write"는 모두가 열어보고 수정할 수 있는 상태,
- "Private"는 본인과 관리자만 볼 수 있는 상태,
- "Public Read Only"는 모두가 볼 수만 있고 수정은 제한된 상태라고 생각하면 이해가 쉬워요.
예시
- 영업팀은 자신이 담당하는 거래처(Accounts)만 볼 수 있게 하고 싶어요. 이럴 때 거래처의 기본 공개 범위를 "Private"으로 설정합니다.
- 마케팅팀은 전체 캠페인 정보를 서로 공유해야 해요. 캠페인 오브젝트는 "Public Read/Write"로 설정하면 됩니다.
- 고객 지원팀은 케이스(Case)를 서로 볼 수는 있지만, 수정은 담당자만 하게 하고 싶어요. 이럴 때는 "Public Read Only"로 설정할 수 있습니다.
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참고:
- Sharing Settings 메뉴는 Salesforce Setup에서 "Security > Sharing Settings" 경로로 들어가면 볼 수 있어요.
- 조직의 설정이나 Salesforce 에디션, 그리고 오브젝트의 종류(스탠다드/커스텀)에 따라 선택 가능한 옵션이 다를 수 있으니, 실제 화면에서 확인해보는 게 좋아요.
- 이 메뉴에서 설정한 내용은 조직 내 데이터 보안의 기초가 되니, 변경할 때는 신중하게!
- 더 자세한 내용은 공식 Salesforce 문서도 참고해보세요.