Salesforce Setup 메뉴 중 Process Automation > Approval Processes는 조직 내에서 중요한 요청이나 결정을 승인받아야 할 때 사용하는 기능이에요. 이 메뉴를 통해 승인 절차를 손쉽게 만들고 관리할 수 있습니다.
이 기능은 무엇인가
Approval Processes(승인 프로세스)는 Salesforce에서 특정 레코드(예: 영업 기회, 견적서 등)가 정해진 조건을 만족할 때, 한 단계 또는 여러 단계의 승인을 거치도록 자동화하는 기능이에요. 쉽게 말해, "누군가의 결재가 필요한 일"을 시스템이 알아서 처리해주는 거죠.
언제 사용하는가
이 기능은 다음과 같은 상황에서 주로 사용해요.
- 영업팀에서 큰 금액의 할인 요청이 들어왔을 때, 매니저의 승인을 받아야 할 때
- 휴가 신청서, 비용 청구서 등 회사의 공식 문서가 승인 절차를 거쳐야 할 때
- 견적서, 계약서 등 중요한 문서가 여러 단계의 결재를 필요로 할 때
즉, 누군가의 허락이 꼭 필요한 업무에 딱 맞는 기능이에요.
어떻게 이해하면 쉬운가
Approval Processes를 쉽게 이해하려면, 회사에서 종이로 결재를 올릴 때를 생각해보세요. 예를 들어, 휴가 신청서를 작성해서 팀장님, 부장님, 그리고 인사팀까지 결재를 받아야 한다면, 이 과정을 Salesforce에서 자동으로 처리해주는 게 바로 Approval Processes예요.
이 메뉴에서 승인 절차를 만들면, 사용자가 레코드를 저장할 때 자동으로 승인 요청이 시작되고, 정해진 승인자에게 알림이 가요. 승인자는 이메일이나 Salesforce 알림을 통해 요청을 확인하고, 승인 또는 거절할 수 있죠.
예시
- 할인 승인 프로세스
영업 담당자가 20% 이상 할인된 견적을 만들면, 자동으로 팀장에게 승인을 요청하도록 설정할 수 있어요. 팀장이 승인하면 다음 단계로 넘어가고, 거절하면 견적이 자동으로 반려됩니다.
- 휴가 신청 승인
직원이 휴가를 신청하면, 먼저 팀장에게, 그 다음엔 인사팀에게 자동으로 결재가 넘어가게 할 수 있어요. 각 단계에서 승인/거절이 가능하고, 전체 진행 상황도 한눈에 볼 수 있습니다.
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참고: Approval Processes 메뉴는 Salesforce 에디션이나 조직의 설정에 따라 보이는 항목이나 옵션이 다를 수 있어요. 만약 메뉴가 안 보인다면, 프로필 권한이나 라이선스 종류를 확인해보세요. 더 자세한 내용은 Salesforce 공식 문서도 참고하시면 좋아요!