Salesforce에서 이메일로 간단하게 기록을 남기고 싶을 때, "Email to Salesforce" 기능이 큰 도움이 됩니다. 이 메뉴는 이메일과 Salesforce의 연결고리 역할을 해요.
이 기능은 무엇인가
Email to Salesforce는 사용자가 보낸 이메일을 Salesforce의 관련 레코드(예: 리드, 연락처, 계정, 기회 등)에 자동으로 첨부해주는 기능입니다. 즉, 내가 Gmail이나 Outlook 같은 외부 이메일 프로그램에서 고객에게 메일을 보내면, 그 내역이 Salesforce에도 자동으로 기록되는 거죠.
이 기능을 사용하려면, Salesforce에서 제공하는 고유한 이메일 주소를 발급받아야 해요. 그리고 이메일을 보낼 때 이 주소를 참조(또는 숨은 참조)에 넣으면, Salesforce가 해당 이메일을 받아 관련 레코드에 저장해 줍니다.
언제 사용하는가
- 영업팀이나 서비스팀이 Salesforce 외부에서 이메일을 주고받을 때
- 고객과의 커뮤니케이션 내역을 Salesforce에 빠짐없이 기록하고 싶을 때
- Salesforce와 이메일 시스템이 완전히 연동되어 있지 않을 때(예: Outlook, Gmail 연동을 쓰지 않을 때)
- 여러 명이 메일을 주고받고, 그 내역을 한눈에 Salesforce에서 보고 싶을 때
어떻게 이해하면 쉬운가
이 기능을 쉽게 이해하려면, "이메일을 보내면서 동시에 Salesforce에도 복사본을 남긴다"라고 생각하면 됩니다. 내가 평소 쓰는 이메일 프로그램에서 메일을 보낼 때, Salesforce가 준 특수한 이메일 주소를 참조(또는 숨은 참조)에 넣기만 하면, 그 이메일이 Salesforce로 자동 전송돼서 관련된 고객 기록에 첨부됩니다.
예시
- 영업사원 민수 씨가 Gmail에서 고객에게 견적서를 보냅니다. 이때, Salesforce에서 발급받은 Email to Salesforce 주소를 숨은 참조(BCC)에 넣어요.
- 민수 씨가 메일을 보내면, Salesforce는 이 메일을 받아서 고객의 리드나 연락처 레코드에 자동으로 기록해줍니다.
- 나중에 Salesforce에서 해당 고객의 기록을 보면, 민수 씨가 보낸 메일 내역이 그대로 남아 있어서, 커뮤니케이션 히스토리를 쉽게 확인할 수 있습니다.
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참고:
- Email to Salesforce 기능은 조직의 설정이나 Salesforce 버전에 따라 사용 방법이나 메뉴 위치가 다를 수 있습니다.
- 보안 정책이나 이메일 시스템에 따라 제한이 있을 수도 있으니, 실제로 사용하기 전에 관리자와 상의하는 것이 좋아요.
경로: Setup(설정)에서 Email > Email to Salesforce 메뉴를 찾으면, 관련 설정과 안내를 볼 수 있습니다. 이 메뉴에서 고유 이메일 주소를 확인하거나, 관련 옵션을 설정할 수 있습니다.
이렇게 하면, Salesforce에서 이메일 기록을 손쉽게 관리할 수 있어요!