Salesforce를 사용하다 보면 데이터가 얼마나 저장되고 있는지, 용량이 얼마나 남았는지 궁금할 때가 많죠. 이럴 때 바로 확인할 수 있는 메뉴가 Storage Usage입니다. Admin이라면 꼭 한 번쯤 들여다보게 되는 곳이에요.
이 기능은 무엇인가
Storage Usage는 말 그대로 우리 Salesforce org에 저장된 데이터와 파일의 사용량을 보여주는 메뉴입니다. 쉽게 말해서, 내 Salesforce가 얼마나 꽉 차 있는지, 혹은 아직 얼마나 여유가 있는지 한눈에 볼 수 있는 곳이에요. 여기서는 Data Storage(데이터 저장 공간)와 File Storage(파일 저장 공간) 두 가지로 나눠서 용량을 확인할 수 있습니다.
언제 사용하는가
- 데이터가 너무 많아서 새로운 정보를 저장하지 못할 때
- 대용량 데이터를 삭제하거나 정리해야 할 때
- 파일 첨부나 대량 업로드 전에 용량이 충분한지 미리 확인하고 싶을 때
- 용량 초과 경고 메일을 받았을 때
- 용량을 많이 차지하는 객체(예: 활동, 첨부파일 등)를 파악하고 싶을 때
이럴 때 Storage Usage 메뉴를 들어가면, 어떤 데이터가 얼마나 공간을 차지하고 있는지 쉽게 알 수 있습니다.
어떻게 이해하면 쉬운가
Storage Usage는 컴퓨터의 내 PC > 속성에서 디스크 용량 확인하는 것과 비슷하다고 생각하면 돼요. Salesforce는 크게 두 가지 저장 공간이 있는데,
- Data Storage: 리드, 계정, 연락처, 기회 같은 레코드(데이터)가 차지하는 공간
- File Storage: 첨부파일, 컨텐츠, 문서 등 파일이 차지하는 공간
이 두 가지가 각각 얼마나 사용 중인지, 전체 용량 중 얼마나 남았는지 그래프로도 보여주고, 세부적으로 어떤 객체가 용량을 많이 쓰는지도 표로 확인할 수 있습니다.
예시
예를 들어, 회사에서 Salesforce를 오래 사용하다 보니 갑자기 "저장 공간이 부족합니다"라는 알림이 떴어요. 이럴 때 Setup > Data > Storage Usage 메뉴에 들어가면,
- 데이터 저장 공간이 95% 사용 중이고,
- 그중에서도 '활동' 객체가 가장 많은 용량을 차지하고 있다는 걸 확인할 수 있습니다.
이걸 보고 필요 없는 오래된 활동 데이터를 삭제하거나, 백업 후 정리할 계획을 세울 수 있겠죠.
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참고로, Storage Usage에서 보이는 용량과 세부 정보는 Salesforce 에디션이나 조직의 설정에 따라 조금씩 다를 수 있습니다. 또, 용량 추가가 필요하다면 Salesforce에 문의하거나, 라이선스 업그레이드가 필요할 수도 있어요. 정기적으로 이 메뉴를 확인하는 습관을 들이면, 갑작스러운 저장 공간 부족 문제를 미리 예방할 수 있습니다!